同じミスをくり返してしまうなら、
「また同じミスをしてしまった……。」 そんな経験はありませんか？
例えば、会議の進行が毎回うまくいかない、部下への指示が伝わらない、クライアントへの提案が通らないなど、ビジネスシーンでは同じ失敗を何度もくり返してしまうことがあります。
同じ失敗をくり返す理由
なぜ人は同じ失敗をくり返してしまうのでしょうか？
その大きな要因のひとつが、「ふりかえり」と「分析」が不足していることです。
・感情的な反応で終わってしまう
「次こそは！」と気合いを入れるだけで、具体的に何が問題だったのかを考えない。
・責任を外に求める
「時間がなかった」「環境が悪かった」と外的要因のせいにしてしまう。
・過去のデータを活用しない
失敗の記録を取らず、どのような状況でミスが発生しやすいのかを振り返らない。
こうした要因によって、改善のための具体的な行動が見えなくなってしまうのです。
分析とは ふりかえりとは
では、「分析」「ふりかえり」とは何でしょうか？
・分析
何が問題だったのか、具体的な要因を特定すること。
・ふりかえり
経験を振り返り、次に活かすための視点を持つこと。
例えば、会議の進行がうまくいかない場合、 「自分の進行方法が悪かったのか？」「参加者の準備が不足していたのか？」 と、具体的な要因を分析する必要があります。
分析は「ふりかえり」の一過程ですが、分析を含めて経験のふりかえりを行うことで、「次回は事前にアジェンダを共有する」「発言を促す工夫をする」など、総体的に改善策を見つけることができます。
分析の仕方 ふりかえりの仕方
では、分析の仕方とふりかえりの仕方を見ていきましょう。
最初に抑えておきますが、一度では効果は期待できず「習慣化する」ことが大事です。
1. 事実を記録する
「どのような状況だったのか」
「何が起こったのか？」
を丁寧に記録していきます。
これらは、客観的に振り返る材料になります。
ここはかなり具体的に掘り起こす必要があります。
2. その時、その状況を自分はどのように捉えたのか
1のことに対して、
・自分がとらえたこと、
・メンバーがとらえたこと、
を「その時のこと」として書き出します。
3. 結果までのルートの確認
１と２を見ながら、結果までのルートを確認しましょう。
4. なぜ、そのようなルートになったのか、を考える
「なぜ、そのようなルートを辿ったのか」という視点で、
流れを見ていきます。
要所要所で見られるであろう要因を思いつく限り洗い出します。
５. 他者の視点を取り入れる
自分だけで振り返るのではなく、同僚や上司と話すことでいろんな目線が立ちます。
６. 改善策を考え、実行する
要因をグルーピングして、これから取り組むことを決めていきます。
具体的な行動を決めることが重要です。
7. 小さな「行動」を重ねる
分析とふりかえりは、一度やれば終わりではありません。
継続することで、新しい結果を得ることができるので、
新結果が増えていきます。
分析は難しいものではない
分析は、「要点をグルーピングして、名札をつける」作業だと思って下さい。
６がそうですね。6までは、グルーピングの素材を集める作業です。
とても簡単で面白い作業です。
実際、わたしも
素材をグルーピングしてタイトルをつけるだけです。
その中から、することを決めて再トライです。
それを、一定の期間ごとに行います。
ここは、完全にルーティンです。
不足が結果を生み出さない
持論ですが、同じ失敗をくり返す理由の多くは、「ふりかえり」と「分析」の不足にあると思います。
「ふりかえり」と「分析」が十分ではないということは、
その素材となる経験も十分ではないことがほとんどです。
つまり、不十分な行動と不十分な分析・ふりかえりが、結果を出す過程になるだろう次の行動を生み出してくれないのです。
例えば、十分な行動をしているという場合は、分析＆ふりかえりを上記のやり方にはめてみて下さい。きっとうまくいきます。心配なのは、行動が十分な人が同じミスを繰り返すケースでは、「振り返るのが面倒なので、そこは適当に済ませてしまおう」となってしまうことがありがちなので、その場合はコーチをつけるなどサポート体制を整えたほうが良いでしょう。
話をもとにもどしますが、
「次は頑張ろう」と意気込むよりも、
- ふりかえり、記録化する
- グルーピングし、今後の行動を考える
- 定期的にそれを行う
こうした習慣をつけることで、
様々なことを前進させていくことができるでしょう。
リーダーとしての成長にもつながるでしょうし、
部下の育成にも大きく貢献できるでしょう。
さあ、せっかくの数々の経験を、
分析のステージに上げて、
ふりかえりを行ってみてはいかがでしょう！
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