タスクの実践法
「やるべきことが頭に浮かんでいるのに、いざ始めると何から手をつけていいか分からなくなる」
これは、わたし自身も何度となく経験してきた感覚です。
タスクを実行に移すには、ただ「やることを決める」だけでは足りないようです。
たとえば、昔の私は「資料作成」とだけ書かれたToDoリストに、いつも振り回されていました。
「どの資料？」「どこまで仕上げればいいの？」と曖昧で、結局、手が止まってしまうのです。
このような状況を抜け出すには、「タスクを“やること”から“やれる形”にまで分解する」ことがとても有効でした。ちなみに、わたしはコーチングのテーマをよくタスク管理にしていたことから、コーチングを受けながら、こういう答えに辿り着いていったというわけです。
話を元に戻しますが、
たとえば、「資料作成」ではなく、「〇〇研修の第3スライドまで構成を箇条書きにする」といった具体的なアクションに落とし込むと、一歩目がはっきりして行動できます。
毎日のタスクを整理する
一日のはじまりに、「今日何をやるか」を見える化する習慣を持つだけで、仕事の質は大きく変わりました。これは効果的でした。
わたしの場合、朝イチに机に向かってコーヒーを飲みながら、紙に手書きで（当時はアナログでした）「今日の３つの優先事項」を書くようにしていました。
なぜ３つかというと、「今日は10個やろう！」と意気込んでも、現実には予定外の電話や急な打ち合わせが入ってくることも多く、かえって「できなかった数」ばかり気になって自分を責めてしまうことがあるからです。
優先事項を３つに絞っておくことで、「最低限これが終われば、今日は前に進んだ」と自分にOKを出せる状態をつくれます。ちなみにひとつの日もありました。これも、日々の思考の癖に働きかける小さな工夫のひとつでした。
プロジェクトの進行を見える化する
チームで仕事を進める際に、「あの件、今どうなってる？」という質問が飛び交うのはよく目にする光景です。実は、これも“タスクが見える化されていない”状態が原因になっていることがあります。
わたしは会議運営のファシリテータの仕事をメインにしていた時期があり、その時に関わったプロジェクトでは、誰がどのパートを担当しているのかが口頭ベースでしか共有されておらず、「◯◯さんが持ってると思ってた」といった「思っていた」「はずだった」のラリーが多くありました。当初は、すれ違いがたびたび起きていました。
そのとき導入したのが、ホワイトボードでの“簡易進捗一覧”でした。（アナログ^^;）
付箋を貼って進行状況を見える形にするだけで、「いま、どこが止まっているのか」「誰が詰まっているのか」が自然と見えるようになり、打ち合わせのたびに進捗確認をしなくても済むようになりました。
見える化には、「進めている実感」を与える心理的効果もあり、メンバーの行動の継続にもつながりました。
緊急度と重要度を見極めるポイント
「今すぐ対応しないと！」と感じる緊急の案件が続くと、本当に大事なことがどんどん後回しになっていく。これも、クライアント企業でよく起こっていたお悩みのひとつです。
わたしもかつて、メールの返信や資料修正など“目の前の急ぎ案件”ばかりを優先していた時期がありました。早くしないと、クライアントからクレームが来る！なんて思って、目の前の案件ばかりに時間を割いていました。けれど、そうした「緊急だけど重要ではないこと」に追われていると、長期的に価値ある仕事にはなかなか手が回りません。
そこで、毎度わたしがおすすめしたいのが「ちょっと立ち止まってみよう」です^ ^。
“このタスクは、未来の自分にどんな影響を与えるか”考えます。具体的には、例えば「この作業を後回しにすると、来月の研修にどんな影響がある？」という感じ。それだけで、判断の軸が変わってきます。
この時の学びは「タスクの見極めには、頭の切り替えよりも、「問いの持ち方」が効果的」ということでした。
タスク化は、単なる「やることの整理」ではなく、実は「自分の思考の整理」でもあるように感じています。考えが散らかっていると、やるべきことも曖昧になり、結果として行動が滞ってしまう。そんな悪循環を断ち切るための、小さなヒントを今日のコラムに込めました。
何か一つでも、「明日ちょっと試してみようかな」と思える工夫があれば、嬉しく思います。
今週もお疲れ様でした！
週末、ゆっくり休んでください✨
