タスク管理が苦手な人へ
「タスク管理って、なんだか面倒くさいんですよね」
コーチングで、よくわたしがコーチに言っていた言葉です😰。昔は、頭の中で「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と思いつつ、どれから手をつけたらいいか分からず、結局どれも中途半端、なんてこともありました。
タスク管理が苦手な人の多くは、わたしのように（笑）「完璧にやらなければ」と思いすぎていたり、最初から「全部書き出さなきゃ」と身構えてしまっていることがあります。そんなときは、“とりあえず3つ”とか”とりあえずひとつ”と決めてみるのがおすすめです。
今日やるべきことを3つだけ書き出す。それだけで、「全部やらなきゃ」から「まずこれだけやればいい」に思考が変わります。ひとつだと、もっと気楽です。
また、「書き出すこと」が面倒だと感じる方もいらっしゃいますが（わたしのことか？）、頭の中だけで覚えておこうとすると、思考のエネルギーを奪われやすいもの。メモを取ることは、「脳の外に預ける」ことでもあります。忘れることへの不安が減るだけでも、気持ちが軽くなります。
タスク管理ツールは本当に必要？
ここ数年で、便利なタスク管理アプリやツールがたくさん登場しました。ToDoリストアプリ、カレンダー連携型、チームで使えるプロジェクト管理ツール、などなど。一見「ツールがあれば解決しそう」と思えますが、実際は「ツールを使いこなすのが大変」という声もよく聞きます。
結論から言えば、「ツールは必要か？」の答えは「人による」と思っています。
私はデジタルとアナログを使い分けています。デジタルだけの人もいます。アナログ派の人もいるでしょう。アプリでリマインダーを飛ばさないと忘れてしまうという人もいます。大事なのは、ツールに振り回されないこと。どんなに高機能でも、自分が“続けられない”なら意味がありません。
ただ、個人であれば向き不向きでできますが、「会社で」ということになると、今やDX推進時代ですから、活用できることをまずは目指さなければなりません。まずは使える状態にすること。使えれば、その分、負担が軽くなります。これは早急に取り組んだほうが楽です。後回しにしないほうが良いです。なぜなら、時代の流れだからです。
タスク管理の成功において案外見落とされがちなのは、この「ツールを使いこなせない」こと。繰り返しになりますが、これは時代の波です。この課題は早々にクリアすることをお勧めしたいです。慣れて仕舞えばこっちのもの。人間は慣れる生き物。小さな取り組みからスタートしてみてください。
時間管理がうまくできないと感じている人へのヒント
「気づいたら夕方でした」「今日もまた、予定していたことが終わらなかった」
これもまた、“あるある”なお悩みですね。時間管理の第一歩は、「実際にどのくらい時間がかかっているか」を知ることです。
私がコーチングを受けて、実践してみたのは「時間の記録をとってみること」。正直、最初は面倒でした。しない日もありつつ、結果的には努力してやりました。一日、どんなことにどのくらい時間を使っているかを書き出してみる作業です。「思っていたよりメール処理に時間がかかっていた」「会議の前後で集中力が落ちていた」など、意外な発見がありました。
また、コーチにアドバイスをもらい。時間をブロックで考えることも役立ちました。たとえば、「午前中は集中タイム」「午後は打ち合わせや雑務」とざっくり分けておくだけでも、頭の切り替えがしやすくなります。タスクがバラバラに入っている頃は、「常に何かに追われている感じ」がしていましたが、この時間ブロックの考え方を取り入れてから、ずいぶんラクになりました。
もう一つのヒントは、「思ったより時間がかかる前提で見積もること」です。
私たちは、つい「30分で終わるはず」と希望的に見積もりがちですが、実際は1.5倍くらいかかるそうです。わたしは見積もりの３倍くらいかかります。見積もりが甘いのか、仕事に時間がかかるのか。両方ですが・・・。
最初から“余白”を設けておくだけで、遅れたときの焦りも減ります。
タスク管理や時間管理の話になると、「自分はダメだ」「またできなかった」と自己否定につながりやすいのですが、それはとてももったいないことだと思います。
管理がうまくできない＝能力がない、という話ではなく、「やり方が合っていないだけ」というケースが大半です。
私も、今もって毎日完璧にタスクをこなしているわけではありません。でも、「どうすれば続けられるかな？」「どこでつまずいているんだろう？」と考える癖がついてから、軌道修正ができるようになっています。
とにかく少しずつ。「自分形」を模索の中から見つけていければ、それ自体が「前進」ですね！
