皆さんは、部下とやりとりをする中で
「なんだか言っていることが噛み合わないな」
と感じることはありませんか？
話している内容は同じはずなのに、
何かがうまく伝わっていない……
そんな経験、誰しも一度はあるのではないでしょうか。
実は昨日、友人との待ち合わせでそんな
「共通言語」の重要性を再確認する出来事があったんです。
おもしろいエピソードだったので、ぜひ皆さんにもご紹介させてください。
共通の言葉があっても、意味が違えば伝わらない
昨日、ある場所で友人たちと待ち合わせをしたのですが、
到着してみると、それらしき人が見当たりません。
事前の話で「ちょうど千代田区と港区の境あたりで」と話題になっていたので、
スマホの地図を見ながら
その辺りをキョロキョロしつつ歩き回っていました。
そんな中、後ろからとても素敵な男性に
「何をお探しですか？」
と声をかけられたんです✨
（芸能人かスポーツ選手かと思った！）
どうやらわたしの困っている様子を見て、親切心で声をかけてくださったようでした。
「千代田区と港区の境を探しています」と答えると、
彼は
「あ、この辺は千代田区と港区の境みたいですね、
詳しくないのでわかりませんが」
とだけ言い残し、立ち去ってしまいました。
その時は「なんだかサラッとしてるなあ」と思ったのですが、
後から考えると、
私が何か落とし物をしてと勘違いされたのかもしれません。
一緒に探してあげようとしたのでは？
そして、私が探していたのが「区の境」という抽象的なものであったため、
彼には協力のしようがなかったのでしょう。
共通の言葉「何をお探しですか？」でスタートした私たちのやりとり。
意味は伝わりあっていたけれど
噛み合ってはいなかったことで生まれたすれ違いでした。
この経験を通じて、
「言葉だけでなく、その言葉が何を意味しているか」
という理解も大事だと改めて感じたんです。
チーム内で共通言語を持つことの重要性
このエピソードを通して考えたのが、
職場での「共通言語」の重要性です。
管理職として部下とコミュニケーションを取る中で、
よく使う言葉やフレーズの意味がきちんと共有されているか、
確認することが大切です。
なぜなら、言葉だけでなく、
その言葉が伝えるべき意味や意図が一致していなければ、
ミスや誤解が生まれやすくなってしまうからです。
たとえば、「優先事項を整理して」とお願いした際、
「優先事項」という言葉の解釈が人によって違うことがあります。
ある人にとっては「今週の最重要タスク」、
別の人にとっては「本日中に片付けるべき仕事」、
かもしれません。
同じ言葉でも、解釈が異なれば期待する成果も変わってしまいます。
共通言語の設定でチームの一体感を高める
「共通言語」を持つことで、
チーム全体に一貫性が生まれ、
コミュニケーションがスムーズになります。
また、部下たちも「何を求められているのか」が明確になるため、
最小の不安で仕事に取り組むことができるでしょう。
例えば、プロジェクトの進捗会議で使う「完了」という言葉についても、
共通の定義を持つことが重要です。
「完了」といっても、単にタスクを終わらせた段階なのか、
報告・確認作業まで含んでいるのか、部下によって解釈が異なるかもしれません。
「完了は上司に確認を終えた段階までを指す」といった共通の認識を持つことで、
齟齬が生まれにくくなります。
【余談】
そういえば、今日ある病院（初診）に行きましたが、
■ドクターの使う「検査」という言葉はカテーテルのこと
■わたしが使う「検査」という言葉は血液検査やCTなどの体の機能を検査すること
という違いがあり、
検査をしているか、していないか、で話が噛み合わない状態でした。
最後にドクターが
「検査っていうのは、カテーテルのことで、カテーテルをしたかどうかを聞いている」
とおっしゃって『そんなの初めて知ったのことよ！（心の叫び）』と思いました（笑）
共通言語を設定するためのポイント
では、実際にチームで「共通言語」を設定するにはどうしたら良いのでしょうか？
以下のポイントを参考に、
日常のコミュニケーションに取り入れてみるのはどうかな、と思い
ご提案（？）です。
- 具体的な言葉を選ぶ
「優先」「完了」「サポート」など、
業務で頻繁に使う言葉をリストアップして、
それぞれの意味を共有してみる、というのはどうでしょう。
部下との会話の中で、どのように使われているかを確認し、
共通認識を持つようにすると良いと思います。 - 日常的に確認し合う
一度決めた共通言語も、
時間が経つと解釈が変わることがあります。
「この場合の”完了”はどういう状態？」と確認し合うのが良いでしょう。
細かい作業になりますが、
大きなエラーになることを防げる可能性もあります。
細かすぎるのも問題ですが、
細かい部分の疑問を面倒くさがって相手にしてくれないリーダーやメンバーは
結構いると思いますので、
その辺も、課題になりますね。
いずれにしても、
定期的に見直すことで、認識のズレを防ぐことができます。 - 例を交えて説明する
新しい共通言語を設定するときには、
例を用いて説明するのが効果的です。
「このタスクの完了は報告を終えた段階まで含む」
といった形で具体的に伝えると、より明確になりますね！
共通言語の設定で、ミスを減らし信頼関係を築く
共通言語があることで、
業務のミスや誤解が減り、チーム全体の信頼感も高まります。
部下たちは上司から求められていることが明確になるため、
安心して仕事に取り組むことができるようになるでしょう。
逆に、共通の言葉や意味が定まっていないと、
小さなすれ違いが積み重なり、チーム全体の士気にも影響を与えかねません。
私たちも日々の仕事の中で、共通言語の重要性を再確認しながら、
チーム全員が同じ目線でコミュニケーションを取っていくのが大切！。
少しずつでも実践してみると、
チームの連携がよりスムーズに、
そして力強いものになるのではないでしょうか。
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