チームワークとは何か〜情報共有の観点から〜
チームワークとは「協力して目標を達成すること」とよく言われますが、その根幹には「情報共有」があります。チームのメンバーがそれぞれ異なる役割を担っていても、共通のゴールに向かって動くためには、お互いの状況を理解し、適切に情報を交換することが欠かせません。
例えば、あるプロジェクトで進捗状況を共有しないまま進めてしまうと、
- 「えっ、そんなこと決まってたの？」と認識のズレが発生する。
- 必要な情報を知らないまま仕事を進めた結果、二度手間が増える。
- 誰が何を担当しているのかわからず、タスクの抜け漏れが起こる。
こうした状況が続けば、せっかくのチームワークも台無しです。
「チームワークが悪い」と感じる場面の多くは、実は「情報がうまく共有されていない」ことが原因だったりするのです。
報連相の重要性を認識できないチーム
「報告・連絡・相談」、通称「報連相」。
多くの企業で重要視されているものの、実際にはうまく機能していないチームも少なくありません。
例えば、こんな経験はありませんか？
- 上司に報告したつもりが「聞いていない」と言われる。
- 連絡が遅れたせいで、予定が大幅に狂ってしまう。
- 相談するべきタイミングを逃し、大きなトラブルになってしまう。
このような状況が続くと、メンバーは「どうせ言っても変わらない」という思い込みになることもあり、そうなるとますます情報共有が滞ってしまいます。その結果、チームの意思決定が遅れたり、同じミスを繰り返したりすることに…。
報連相は単なるルールではなく、チームが円滑に動くために必要な不可欠なものです。
私たちの体の血液のような機能や存在だと考えても良いと思います。
組織で報告や連絡、そして相談がなされていないと、せっかくのチームワークも機能せず活動も停滞してしまうのではないでしょうか。
報告・連絡・相談のポイント
では、どうすれば報連相をスムーズに行えるのでしょうか？
ポイントをご紹介してきます。
1. 「報告」は簡潔に、要点を押さえる
長々と説明されると、相手は重要なポイントを見逃してしまいます。要点を整理し、「結論 → 背景 → 詳細」の順で伝えると、スムーズに理解されやすくなります。
2. 「連絡」は関係者全員に届くように
連絡の抜け漏れがあると、情報のズレが生まれます。例えば、メールでの連絡ならCCを活用し、会議の内容は議事録を残しておくなど、関係者全員が確実に情報を把握できる工夫が大切です。
個人的には「主語」「目的語」を割愛してしまわないこと。これだけでも、かなり改善されます。
3. 「相談」は早めに、気軽に
「こんなことで相談していいのかな？」と遠慮してしまうと、問題が大きくなってから発覚することも。ちょっとした疑問でも気軽に相談できる雰囲気を作ることが、チームの生産性を高めるカギになります。
報告連絡相談がチームに与える様々なプラスの影響
適切な報連相がチームに根付くと、どんなプラスの影響があるのでしょうか？
■意思決定のスピードが上がる
情報がスムーズに流れることで、リーダーやメンバーが素早く判断できるようになります。
■ミスやトラブルが減る
早い段階で相談できるため、小さな問題のうちに対処でき、手遅れになるリスクを防げます。
■チームの信頼関係が深まる
「報告してくれるから安心」「相談しやすい雰囲気がある」といった安心感が生まれ、チームの一体感が強まります。
■仕事の効率が上がる
情報がしっかり共有されていると、二度手間や無駄な作業が減り、より効率的に業務を進められます。
チームワークは「協力して目標を達成する」こと。
そのためには、適切な情報共有が不可欠です。
報連相を「やらなきゃいけないもの」と考えるのではなく、「チームワークの基本のき」「チームを強くするための大切な活動」として意識してみるのはどうでしょうか？
チームの働きやすさは、日々の情報のやりとりから変えていけるもの。
あなたのチームにも、よりスムーズな情報共有の仕組みを再チェックしてみませんか？
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