部下のWBS作成をサポート

「分解して考える力」を育てる管理者の支援

前回のコラムでは、管理者自身がWBSを学ぶ意味についてお話ししました。
仕事を構造で捉えることができるようになると、抜け漏れが減り、見通しを持って仕事を進められるようになります。

ただ、ここで次の段階があります。
それは、部下もWBSを書けるようになることです。

管理者一人がWBSを引けても、チーム全体がその力を持っていなければ、結局すべての計画が上司の頭の中に集中してしまいます。
そうすると、仕事はどうしても属人的になります。

チームとして安定して仕事を進めるためには、
部下自身が「仕事を分解して考える力」を持つことが大切になります。

ところが実際には、部下に
「この仕事、WBSを書いてみて」
とお願いしても、なかなか実用的なものは出てきません。

出てくるのは、多くの場合、
単なるToDoリストだったり、
粒度がバラバラの表だったりします。

これは能力の問題ではありません。
多くの人は、そもそも**「分解して考える技術」を教わった経験がない**のです。

ですから管理者の役割は、完成したWBSを添削することではありません。
むしろ大切なのは、分解する思考のプロセスを一緒にたどることです。

最初に伝えたいのは、
「やること」から書き始めない、ということです。

部下はよく、
「調査する」
「会議をする」
「資料を作る」
というように、行動から書き始めます。

しかしWBSでは、まず
何が出来上がればこの仕事は終わりなのか
という“成果”から考えます。

たとえば、

「会議をする」ではなく
「意思決定された内容が文書で共有されている」

「調査する」ではなく
「調査結果が整理された報告書」

このように、完成した状態をイメージしてみると、
そこまでに必要な作業が自然と見えてきます。

部下にWBSを書いてもらうとき、
管理者は「教える」というより、問いを投げる役割になります。

たとえば、

「この作業を全部終えたら、本当に仕事は完了かな？」
「お客様に渡せる状態になっている？」

と聞いてみると、部下自身が

「マニュアル作成が抜けていました」
「承認プロセスが入っていません」

と気づくことがあります。

この気づきは、上司が指摘するよりも、
本人が見つけた方がはるかに学びになります。

もう一つ効果的なのは、
完了の基準を考えさせることです。

たとえば、

「資料作成」

というタスクがあったとします。

ここで
「それが終わったとどうやって判断する？」
と聞いてみます。

すると、

「部長の確認が終わった状態」
「レビューが終わり修正が完了した状態」

など、完了のイメージが具体化します。

そうすると自然に、

レビュー
修正
確認

といった作業が必要であることに気づきます。

このように、
完了を考えることが分解につながるのです。

また、部下が

「ここはまだわからないので書けません」

と言うことがあります。

実はこれは、とても大事なポイントです。
仕事のトラブルの多くは、
「わからないことを放置したまま進む」ことから起こります。

ですから、

「わからないなら、“調査する”というタスクを書こう」

と促してみてください。

「不明点の整理」
「要件確認」
「関係部署へのヒアリング」

こうした作業を書き込むことで、
不確実な部分が見えるようになります。

これは、後になって起こる
「想定外」を減らすことにもつながります。

もし可能であれば、チーム全体でWBSを作る時間を持つのもおすすめです。

ホワイトボードやオンラインツールを使って、
一つの仕事をみんなで分解していきます。

その場で、

「この工程の前に準備が必要では？」
「ここは誰が担当する？」
「この作業、1日で終わるかな？」

といった視点が共有されます。

こうしたやり取りを通して、
仕事の見方そのものがチームの共通言語になっていきます。

ただし、管理者が注意しなければならないこともあります。

一つは、
全部書き直してしまうことです。

部下のWBSを見ると、
つい「違うな」と思って書き直したくなります。

しかしそれを続けていると、部下は

「最後は上司が直す」

と思うようになります。

ヒントは出す。
問いは投げる。
でも最後は本人に書いてもらう。

この姿勢が大切です。

もう一つは、WBSを監視の道具にしないことです。

WBSは、遅れを責めるための道具ではありません。
むしろ、遅れに早く気づくための道具です。

「WBSのおかげで早く気づけたね。
ここからどう調整しようか」

そんなふうに扱うことで、
チームはWBSを安心して使えるようになります。

部下がWBSを書けるようになると、
チームの景色は少し変わります。

報告は、

「頑張っています」

ではなく、

「この工程が2日遅れていますが、
次の工程で調整できそうです」

というように、具体的になります。

仕事の流れも見えるようになるので、
誰かが休んでもフォローしやすくなります。

そして何より、部下自身が
「大きな仕事を自分で整理できた」
という経験を持つことになります。

これは若手にとって、
とても大きな自信になります。

管理者がWBSを教えるというのは、
単に手法を伝えることではありません。

それは、
仕事を俯瞰して考える視点を渡すことでもあります。

目の前の作業だけでなく、
仕事全体の中で自分の役割を見る力。

それは、将来リーダーになる人にとって
とても大切な力です。

もしよろしければ、
まずは30分だけ時間を取って、
部下と一緒に一つの仕事を分解してみてください。

一緒に考えるその時間が、
チームの仕事の進め方を、
静かに変えていくきっかけになるかもしれません。